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La mise en place d’un équipement audiovisuel ne repose pas simplement sur le choix du matériel ou d’une solution dédiée, mais intègre un certain nombre d’éléments importants dont il faut impérativement tenir compte. Voici 7 points clés à ne pas oublier pour faire de la vidéo un nouvel élément essentiel pour le fonctionnement collaboratif dans l’entreprise.    

 

1. Faire le point sur l’environnement collaboratif de son entreprise

 

De la réduction des coûts à l’augmentation de la productivité des collaborateurs en passant par le développement du contact visuel entre les équipes, les avantages de la visioconférence sont nombreux. A condition de bien s’intégrer dans l’entreprise et de s’adapter à ses spécificités, qu’il faut analyser au préalable, sous peine de voir ses atouts amoindris. 

 

2. Bien évaluer les besoins de l’entreprise

 

Faut-il déployer le système dans les salles de réunion ou commencer par connecter plusieurs bureaux, pour ensuite étendre le réseau ? Avant de se lancer, une évaluation claire des besoins est indispensable : pour qui (direction générale, équipes commerciales, toute l’entreprise, etc.) ? pour quoi (communiquer entre 2 lieux distants, améliorer la productivité, etc.) ? comment (dans une salle dédiée, n’importe où, etc.) ? Déterminer la solution la mieux adaptée facilitera considérablement son adoption par toutes les équipes.

 

3. Vérifier les capacités en bande passante

 

Bien que les communications vidéo passent généralement par des réseaux IP, les utilisateurs peuvent parfois être connectés via des liens RNIS. Dans ce cas, des passerelles spéciales sont nécessaires pour établir les connexions. L’utilisation de la visioconférence requiert peu de ressources mais sans un réseau adapté, la qualité ne sera pas au rendez-vous. Mais les frustrations si !

 

4. Anticiper la participation des utilisateurs à l’extérieur

 

Télétravail ou déplacements professionnels : il faut prévoir une solution qui n’est pas arrêtée par le pare-feu local lors de l’appel vidéo. Une des difficultés à anticiper réside dans le déplacement de l’ordinateur portable d’un endroit à un autre. Les collaborateurs doivent savoir comment joindre la personne malgré le changement de son adresse IP. Lui-même doit pouvoir accéder au répertoire de l’entreprise et se joindre à l’appel sans avoir à composer de multiples numéros. Objectif : simplifier au maximum l’utilisation du système.

 

5. Ne pas négliger la qualité audio du système

 

Il faut plutôt choisir un système de visioconférence ayant une couverture de salle complète et une largeur de bande passante supérieure afin d’obtenir un son optimal. L’audioconférence élimine les échos, constitue une protection contre les interférences et améliore ainsi l’efficacité des réunions.

 

6. Automatiser et centraliser la gestion vidéo 

 

Les solutions choisies doivent faciliter le déploiement et la gestion de nombreux ordinateurs et terminaux. Les outils doivent s’appliquer automatiquement, proposer des mises à jour régulières et reconfigurer les terminaux. Il faut que vous puissiez gérer les systèmes depuis une seule application de manière centralisée.

 

7. Former les équipes aux bonnes pratiques d’une réunion vidéo

 

La prise en main du système par les collaborateurs se fait généralement assez facilement. Mais il est important de les aider pour utiliser le système de manière très professionnelle. Vous pouvez envisager, par exemple, une formation sur les règles à respecter lors des conférences vidéo comme éviter les conversations parallèles lors d’un appel, conserver les portes du bureau ou de la salle de réunion fermées pendant les appels vidéo ou maîtriser ses gestes et son comportement lorsqu’une autre personne de la salle a la parole. 

 

 

En effet, il est important de bien valoriser tous les avantages d’un équipement audiovisuel (et ils sont nombreux), pour que chaque collaborateur se l’approprie rapidement. Une visioconférence bien utilisée leur permet de travailler de façon plus indépendante et plus collaborative, tout en les rendant plus efficaces. Et, c’est pour vous la garantie d’un projet audiovisuel réussi.

 

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